Dobrý kurátor obsahu je víc než tisíc fíčur
Stejně jako dobrý houslista nepotřebuje stradivárky, aby se postaral o výjimečný hudební zážitek, zvládne dobrý kurátor odprezentovat obsah srozumitelně a efektivně na kterékoli platformě. Klíčová je dovednost práce s obsahem, ne nástroj, který na práci používá.
Přínos kurátora se nejvíc projeví, když začne vybranou platformu kreativně používat i k účelům, které nikoho před ním nenapadly. Ve Středočeské vědecké knihovně v Kladně takhle vzali náš nástroj Identity Online vytvořený pro správu marketingového obsahu a vystavěli si s ním funkční intranet.
Nástroj? Stačí pár funkcí, ale spolehlivě
Identity Online vznikl jako pomůcka pro marketéry, kteří potřebují zkrotit chaos v práci s prezentačními materiály firmy. Osvědčil se jako autoritativní zdroj šablon, textů a fotek, které lze flexibilně uspořádat, snadno aktualizovat a kontrolovaně sdílet – a především je na rozdíl od dokumentů ve sdílených složkách nejde omylem smazat. Přidanou hodnotou je možnost přidávat k jednotlivým dokumentům doprovodné informace.
Vedení kladenské knihovny řešilo trochu jinou, ale v základních rysech obdobnou situaci: potřebovalo nahradit nefunkční intranet, který nevyhovoval ani strukturou, ani funkcionalitami, a zároveň poklidit v záplavě vnitřních dokumentů a vnést do práce s nimi řád. Po delším pátrání mezi nástroji dostupnými na trhu nakonec do hledáčku ředitele knihovny (a nutno přiznat našeho někdejšího kolegy) padl Identity Online. Zdálo se, že většinu nároků splňuje, a protože jej v základní verzi poskytujeme zdarma, rozhodl se pro průzkum bojem.
Knihovna dokumentů? Spíš labyrint
Výchozí situace ve Středočeské knihovně odpovídala tomu, že se péči o uložení a oběh vnitřních dokumentů nikdo delší dobu nestaral. Ustálila se tak praxe, kdy si různé skupinky zaměstnanců spravovaly vlastní složky dokumentů a část šablon a předpisů obíhala po e-mailech. Zhusta se pak uplatňoval Murphyho zákon, podle něhož o umístění životně potřebného dokumentu ví pouze kolega, který aktuálně čerpá týden dovolené.
Řízený přístup: Každý vidí jen to, co vidět má
Nové vedení od počátku vnímalo intranet jako hlavní rozcestník pro všechny podstatné procesy a agendy – jakousi informační kostrou instituce, která bude mít jednotné prostředí pro všechny.
Podstatné tak bylo nastavení různých úrovní přístupu. Identity Online umožňuje nastavovat viditelnost jednak pro celé sekce intranetu, ale také pro skupiny dokumentů i jednotlivé dokumenty. To umožňuje obrovskou variabilitu v tom, jak intranet nastavit na míru podle potřeb jednotlivých skupin zaměstnanců.
Vedoucí pracovníci tak například už na úrovni dashboardu vidí sekce, které jsou pro ostatní skryté. U směrnic a dalších provozních dokumentů pak vedle PDF verze dostupné všem mají k dispozici i editovatelnou podobu ve Wordu, případně související dokumenty (vzory smluv apod.), s nimiž potřebují pracovat.
Identity Online umožňuje vytvořit libovolné množství uživatelských skupin či úrovní přístupu – podle oddělení, firemní hierarchie, příslušnosti v pracovních týmech. V podstatě každý uživatel tak může mít trochu jiný intranet podle toho, jaké úkoly v knihovně plní a co pro jejich plnění potřebuje. Přehledová stránka uživatelů tak dává vedení organizace nejen představu o tom, kdo má kam přístup, ale také kdo zajišťuje které agendy. Při změnách – třeba přechodu zaměstnance do jiného oddělení – stačí jedno kliknutí a hned má dostupnou základní znalostní bázi svého nového pracoviště.
Chytrá organizace dokumentů: barvy, štítky a přizpůsobitelný dashboard
Pro větší přehlednost dashboardu i jednotlivých kategorií dokumentů zvolili v knihovně systém barevného odlišování. Dokumenty stejného typu (například směrnice, dokumenty odborů apod.) mají stejnou barvu, což výrazně usnadňuje orientaci. Práce s úložištěm je příjemnější a intuitivnější než u sdílených disků.
Výhodou Identity Online je i to, že nabízí více možností procházení obsahu. Základem je dashboard, který nejvíce odpovídá logice fungování organizace. Stejně tak lze ale prohledávat podle typu obsahu, přičemž orientaci usnadňuje možnost přidávat k dokumentům různé štítky.
Knihovna využívá i toho, že strukturu dashboardu jde snadno měnit. Pouhým přetažením položky v administraci se ihned změní pořadí prezentovaných informací, a intranet tak může dynamicky reagovat na život organizace. Když se například řeší větší projekt, přesunou se podstatné dokumenty k němu na první pozice, aby zaměstnanci nemuseli zbytečně scrollovat.
Snadné, rychlé a bezpečné sdílení díky „IDOL balíčkům“
Identity Online umožňuje tvořit z obsahu balíčky (označit libovolné soubory roztroušené kdekoli na intranetu) a ty následně s kýmkoli sdílet. To přirozeně ocení hlavně PR oddělení, které tu a tam potřebuje poslat logo a fotky knihovny nebo třeba technický rider pro účinkující na akcích. Užitečné to je ale i pro správu budov. Sestavování a odesílání zpráv o revizích pro krajský úřad nebo poskytnutí dokumentů ke stavbám dodavatelům je záležitostí několika kliknutí.
A otevírají se i další, zatím neprozkoumané možnosti. Jako knihovna s krajskými funkcemi potřebuje Středočeská knihovna tu a tam sdílet něco také s ostatními knihovnami. Díky Identity Online nemusí pro tuto potřebu vytvářet další samostatné úložiště – stačí jen vytvořit novou skupinu uživatelů a sestavit jim samostatný dashboard.
Kurátorům obsahu dává zkrátka Identity Online řadu možností, jak nastavit informační strukturu ve vazbě na potřeby uživatelů. Šikovný kurátor z něj zvládne udělat mocný nástroj nejen pro komunikaci, ale i pro efektivnější chod instituce.
Klíčový je smysl, řád a struktura. Pomůžeme vám s tím
Nezáleží tolik na tom, jaký nástroj na správu dokumentů použijete. Klíčový je smysluplný řád, struktura a workflow, které odpovídá potřebám vaší společnosti.
Pomůžeme vám vytvořit systém, který dává smysl – srozumitelně uspořádané složky, jasné pojmenování, přístupová práva, která zjednoduší spolupráci, a logiku, kterou vaši lidé skutečně pochopí a přijmou za svou.
Pokud si vystačíte se základním objemem dat, nástroj Identity Online je zdarma nebo za zlomek ceny úložišť.
Kdo dále používá Identity Online jako intranet?
- Středočeská vědecká knihovna
- Prague City Tourism
- Preciosa Components
- Yedoo